Seja Produtivo

Quem nunca participou de uma reunião na qual contou os minutos para o seu fim? Levantamento da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) elencou alguns efeitos do excesso de reuniões na saúde mental dos funcionários. Erica Macedo, gerente de operações e carreira da Thomas Case & Associados, em entrevista para a Revista do Jornal A Tribuna de Santos, fala que a falta de foco prejudica o contexto real da reunião, fazendo com que se torne improdutiva. Confira a matéria de Willian Guerra!

Você acorda pela manhã; faz a sua rotina de banho e café em casa; pega o carro e enfrenta o trânsito até chegar ao trabalho. Lá, o chefe avisa que terá uma reunião em 15 minutos. Nesse momento, você já entra em “sofrimento” prevendo que aquilo pode demorar e atrasar todas as tarefas que tinha planejado para o dia. Aí, na sala de reunião, há o colega tagarela, o puxador de tapetes, o invisível, o bajulador… Durante a discussão, surgem ideias vazias e nenhum rumo acaba sendo definido. Após a reunião, você fica com a sensação de que ela não foi nada produtiva. Ou pior: de que poderia ter sido substituída por um e-mail.

Quem nunca participou de uma reunião na qual contou os minutos para o seu fim? Tanto é que estudo de 2013 feito com 2 mil executivos apontou que 69% desses profissionais odiavam ir a reuniões. O mesmo levantamento indicou que 70% desses encontros terminam sem chegar a lugar algum.

Outra pesquisa, de 2014, mostrou que a produtividade da empresa é diretamente impactada pelo alto número de reuniões. Já que essas companhias costumam destinar 25% ou mais do tempo para atividades do tipo. E com a pandemia de covid-19, esse cenário só se agravou.

Levantamento da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) elencou alguns efeitos do excesso de reuniões virtuais na saúde mental dos funcionários. De acordo com o estudo, realizado entre agosto e outubro de 2020, 54,8% dos psiquiatras entrevistados perceberam um crescimento no total de queixas dos pacientes com relação ao excesso de videoconferências e 68,6% aumentaram as prescrições de psicoterapia, já que muitas pessoas começaram a desenvolver quadros de estresse e ansiedade, por exemplo.

Priorize a discussão. Buscando tornar as reuniões mais inclusivas, produtivas e interativas, cresceu a procura por cursos que aprimoram essas habilidades. No Linkedln, entre os módulos mais populares estão Como Liderar e Trabalhar em Equipe, Como Criar uma Cultura de Alto Desempenho e Como Conduzir Reuniões Produtivas. Mas qual é o segredo para que uma reunião não precise ser substituída por um e-mail?

Para Alexandre Slivnik, especialista em gestão de equipes e encantamento de clientes, o principal aspecto é fazer com que esse encontro tenha o propósito de uma discussão. “Muitos líderes fazem reuniões com o objetivo de informar algo. O que se mostra um erro. É aí que elas podem ser substituídas por um e-mail”, analisa.

É preciso planejar a reunião, virtual ou presencial, para que ela não se torne cansativa e seja útil para todo mundo.

Planejar e selecionar. Seja em uma empresa de micro, pequeno, médio ou grande porte, as reuniões podem (e devem) acontecer. Afinal, discutir ideias e achar o melhor caminho para o crescimento do negócio é saudável e necessário. Mas, para isso, o encontro tem de ser planejado.

“A falta de foco prejudica o contexto real da reunião, fazendo com que se torne improdutiva e não cumpra o objetivo preestabelecido. Assim, corre-se o risco de ser apenas mais um momento desperdiçado”, aponta a gerente de Operações e Carreira da Thomas Case & Associados, Erica Macedo.

Ela e Alexandre Slivnik reforçam que, ao planejar o que será discutido, deve-se focar no que realmente é importante para aquele momento. “Se alguém quiser falar sobre um outro assunto, o líder deve se impor e agendar uma nova reunião para tratar daquela questão que foi levantada. As reuniões se perdem também dessa forma, com um assunto sobrepondo o outro”, afirma o especialista em gestão de equipes.

“A falta de foco prejudica o contexto real da reunião, fazendo com que se torne improdutiva” ERICA MACEDO, GERENTE DE CARREIRA

Além de definir o que será tratado no encontro, Slivnik recomenda que nem todos os membros da empresa participem dele. Apenas funcionários da área relacionada com o tema devem estar presentes. “Isso elimina o colaborador invisível, que está ali, mas não participa”.

Olho no relógio. A confirmação do jornalista Tadeu Schmidt como novo apresentador do reality show Big Brother Brasil (BBB) movimentou as redes sociais. Mas a reunião dele com o chefe, Boninho, gerou burburinho ainda maior. O motivo? Em uma postagem no Instagram, Schmidt revelou que combinou um almoço às 13h30 com Boninho e ficou até as 18 horas com ele, perdendo um exame médico e uma outra reunião que estava agendada.

Para evitar esse tipo de situação, é importante definir um tempo limite para a discussão.

“Reuniões eficientes devem ser breves. Geralmente, entre 40 e 50 minutos são suficientes, para se ter uma objetividade e foco no assunto. Já reuniões trimestrais podem até durar mais, afinal, além das decisões, virão as apresentações de resultados e a contextualização dos dados”, pondera Erica Macedo.

Ainda se faz fundamental saber selecionar quem deve ou não participar do encontro. Isso porque, segundo os especialistas, todos os presentes precisam ser ouvidos. De modo que, se o número de pessoas convocadas for grande, a reunião tende a ser cada vez maior.

“Tenho conseguido resultados melhores e mais rápidos com reuniões feitas em pé” ALEXANDRE SLIVNIK, ESPECIALISTA EM GESTÃO DE EQUIPES

Para Alexandre Slivnik, outro recurso que pode ser utilizado para tornar essas ocasiões mais produtivas é fazê-las de pé. “Quando estamos assim, não conseguimos ficar relaxados e nosso cérebro age mais rapidamente. Claro que há encontros que precisam ser mais longos e, neles, devemos disponibilizar cadeiras. Mas tenho conseguido resultados melhores e mais rápidos com reuniões em que as pessoas ficam de pé”.

Cuidado com a etiqueta. Mesmo com várias empresas em processo de transição entre o trabalho remoto e o presencial, o modelo híbrido vem ganhando espaço no meio corporativo. Junto com ele, as reuniões virtuais se impõem mais do que nunca como uma realidade, muitas vezes com dezenas de pessoas participando ao mesmo tempo.

E em meio às janelinhas na tela do computador ou do smartphone, há quem não abra a câmera. “Isso é falta de educação e de interesse. A pessoa que participa da reunião precisa realmente se fazer presente. Já vi casos de gente que entrou na sala virtual e nem estava escutando o que era discutido”, conta Alexandre Slivnik.

Para o profissional, apenas em casos urgentes a câmera deve ficar desligada. “Hoje em dia, você consegue até desfocar ou apagar o fundo do ambiente em que se encontra. Então, não há desculpa. Câmera desligada é em caso extremo. Por exemplo, quando alguém da família está passando mal. Aí é compreensível”.

Além de se fazer presente na situação, Erica Macedo indica que é preciso estabelecer uma política corporativa para que os assuntos sejam debatidos com mais leveza. “Elogie a sua equipe; ouça todos com empatia; traga exemplos positivos e cases de sucesso; providencie um café de vez em quando. Tudo isso ajuda a melhorar o ambiente, não só da reunião, mas da empresa”, conclui Erica.

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Thomas Case & Associados

Ao longo de 44 anos de atividades, nossos especialistas em Transição de Carreira, Outplacement, Coaching, Executive Search e Desenvolvimento contribuem com reportagens para diversos veículos de comunicação do país, por isso, a Thomas Case & Associados é considerada uma das principais fontes para consultas.

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